El mapeo de procesos de negocio (BPM) es un proceso de visualización de los estándares, responsabilidades y roles dentro de la organización para que puedas entender y evaluar fácilmente un método de negocio o una transacción. Las empresas utilizan BPM para entender el proceso de flujo de trabajo y determinar si necesita ajustes o mejoras.
El mapeo implica la documentación del flujo de trabajo y utiliza herramientas de diseño visual y símbolos para la comprensión inmediata. Por ejemplo, si tienes un taller de repostería, el proceso de BPM sería
- Hornear pan
- Vender pan
- Recibir pago
¿Por qué es importante el mapeo de procesos de negocio?
BPM ayuda a las empresas a lograr muchas cosas en sus operaciones, como el cumplimiento de las normas gubernamentales o institucionales, la contratación de nuevos empleados, el aumento de la productividad y la preparación de campañas de marketing eficaces.
Es particularmente útil en las auditorías internas. Esto se debe a que BPM visualiza si el departamento o empresa cumple con los estándares.
Con BPM, la contratación y formación de nuevos empleados será más fácil. El personal existente puede formar a un nuevo empleado, fomentar la productividad y garantizar la coherencia de la producción.
El BPM también es esencial si tu organización busca el cumplimiento de la norma ISO 9001. Un mapa de procesos de negocio ayuda a las empresas a cumplir con la Organización Internacional de Estándares, que impone estándares en todos los aspectos del negocio.
Un mapa de gestión de procesos de negocio también contribuye a mejorar la productividad. Ayuda a evitar tareas repetitivas, agiliza los procesos de flujo de trabajo y reduce los cuellos de botella.
Una empresa que utiliza BPM es vista como más visible. El BPM dota a las empresas de herramientas para analizar, monitorear y medir los resultados, lo que a su vez aumenta la transparencia.
Esto también reduce la complejidad del proceso. BPM mejora el flujo de trabajo existente y complementa las aplicaciones y software existentes que facilitan el proceso.
¿Cuáles son las aplicaciones importantes para BPM?
BPM es útil en las siguientes áreas: recursos humanos, informes y seguimiento, formación o incorporación de empleados, fuera de la empresa, procesos de fabricación, programación de pacientes, garantías de procesamiento, control de calidad, compras y cumplimiento de los requisitos gubernamentales.
¿Qué son las herramientas BPM?
- Herramientas visuales de diseño para el modelado: Para representar procesos, una persona necesitará usar herramientas o software gráfico para visualizar los procesos.
- Almacenamiento y gestión en la nube: Con esta función, puedes recuperar, compartir y organizar datos fácilmente con una conexión a Internet. BPM permite un acceso fácil sin necesidad de dispositivos de almacenamiento de hardware como USB o discos duros.
- Análisis: Las herramientas de informes métricos o gráficos y analíticos consisten en gráficos circulares, lineales y de barras, así como histogramas. Con la analítica, uno podría entender fácilmente el proceso de flujo de trabajo.
- Integración con CRM: La gestión de las relaciones con los clientes o CRM se refiere al proceso y al software que permite la interacción entre los proveedores y los clientes. Las herramientas BPM más recientes tienen funciones CRM similares.
¿Cuáles son los componentes de un proceso?
- Las decisiones son acciones implementadas de acuerdo con la directriz.
- Las entradas hacen que el proceso fluya. Por ejemplo, el insumo para una fábrica de chocolate es el cacao crudo. Los insumos también pueden incluir personas, materias primas e información.
- La salida se refiere al resultado final que debe ser monitoreado constantemente.
- Las tareas son actividades que necesitan ser terminadas dentro de un tiempo específico.
¿Cuáles son los pasos en el mapeo de procesos de negocio?
Aclarar el propósito del BPM
Hay que aclarar el propósito, el objetivo y los problemas que un proceso BPM y el software pueden resolver.
Diseñar el proceso
Esto implica convertir las ideas y conceptos en representaciones gráficas utilizando un software. Estos diseños incluyen roles, flujos de trabajo, flujos de procesos y gestión de tareas.
Desarrollar un modelo
Utiliza el diseño y lo aplica a varias situaciones. Por ejemplo: ¿Qué pasa si el sistema de punto de venta falla, qué pasa si el cliente aumenta la llamada al gerente, y qué pasa si la mitad del personal no viene a trabajar? Con BPM, es posible modelar varios escenarios.
Implementar el proceso de fabricación
Una vez finalizada la modelización, el personal puede implementar la realización del proceso, los flujos de proceso, la asignación de datos, la integración de fuentes de datos y la configuración de roles de usuario para cada uno de los pasos del proceso.
Aplicar el proceso empresarial
Esto incluye la utilización de procesos empresariales como pedidos, compras, contrataciones, formación y procesos de fabricación.
Monitorear el proceso
Implica el uso de análisis o gráficos para medir el éxito del BPM. Los análisis pueden ser parte del paquete de software BPM o de un software separado.
Optimizar el proceso de BPM
Este último proceso consiste en analizar los datos gráficos o analíticos para saber si el proceso BPM implementado tiene un buen desempeño en situaciones de la vida real.
¿Cuáles son las características esenciales del software BPM?
Un software BPM tiene las siguientes características:
Permite el seguimiento de la actividad y los registros de auditoría para un mejor seguimiento.
Automatiza actividades manuales como ciertas tareas repetitivas, incluyendo la creación de plantillas, el llenado de pedidos, el seguimiento del tiempo, la emisión de facturas y el envío.
Un buen software BPM tiene una característica Cloud. Con el acceso desde cualquier lugar, es posible compartir datos con cualquier persona que utilice el BPM. También cuenta con herramientas de edición de fluidos que permiten cambiar fácilmente el diagrama de flujo, las flechas y los cuadros.
Un software de BPM también debe contener características de medición, que incluyen análisis o gráficos para proporcionar un buen diagnóstico sobre la eficacia de un proceso.
Finalmente, un buen BPM puede integrar información personal, bases de datos, procesos y software.
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