La gestión de procesos ha experimentado un cambio masivo desde la introducción de las tecnologías digitales. En los últimos cinco años, las empresas se han adaptado a estas innovaciones en sus operaciones para agilizar el trabajo y la productividad además de ser más competitivas frente a otras empresas.

Sin embargo, es comprensible que la integración de las innovaciones digitales en las empresas no ocurra de la noche a la mañana. Un estudio de International Data Corporation, una firma global de consultoría de marketing, indicó que alrededor del 59 por ciento de las empresas de todo el mundo se encuentran todavía en su segunda o tercera etapa de madurez digital en sus operaciones comerciales.

Para las empresas que se encuentran evaluando sus estrategias de negocio actuales para construir y mejorar su sistema, aquí están algunas de las cosas que hay que saber acerca de la gestión de procesos en la actualidad.

1.- La colaboración a través del trabajo a distancia se está haciendo popular

La oportunidad para las empresas de utilizar trabajadores de forma remota ha sido una de las primeras adaptaciones de un sistema de gestión de procesos empresariales (Business Process Management) que se basa en la tecnología digital. Esta práctica es cada vez más popular, ya que muchas empresas han aprovechado las herramientas y aplicaciones que hacen que la colaboración del personal sea eficiente, incluso si se encuentran al otro lado del mundo.

Las compañías también han comenzado a ver los beneficios de contratar trabajadores a distancia a medida que aumentaba la productividad y disminuían los días de baja por enfermedad. Un estudio publicado en la Association for Psychological Science (Asociación para la Ciencia Psicológica) reveló que el trabajo a distancia o el teletrabajo proporcionaba a los empleados mayor satisfacción en el trabajo, aumentaba su compromiso con la compañía, mejoraba su rendimiento laboral y proporcionaba un equilibrio ideal entre el trabajo y la vida en el hogar.

La colaboración a distancia también redujo la logística y los gastos generales que consumen el presupuesto de la empresa. Para las empresas de nueva creación y los nuevos negocios, se trata en realidad de una solución práctica para la gestión de procesos.

2.- Más empresas se verán impulsadas a apoyar la movilidad y las aplicaciones en la nube

La empresa Gartner predijo que muchas empresas evolucionarán hacia plataformas móviles y aplicaciones en la nube para 2020. Es el siguiente paso más lógico en la gestión de procesos empresariales, especialmente si tu empresa ya se encuentra en la segunda o tercera fase de adaptación digital.

Una empresa que no tenga una aplicación móvil o una aplicación en la nube podría quedar rezagada por la competencia en pocos años, ya que cada vez más personas utilizan los teléfonos inteligentes para sus necesidades cotidianas. Según una encuesta, el 92 por ciento de los usuarios de Internet están en sus teléfonos inteligentes al menos cinco horas al día. Ahí es donde está el mercado.

Desarrollar una aplicación móvil funcional y fácil de usar para el negocio requerirá recursos masivos, especialmente cuando esta herramienta necesita actualizaciones y mantenimiento constante. A largo plazo, sin embargo, podría ser la mejor solución rentable para la empresa que ayudará a retener clientes y aumentar sus ventas.

3.- El análisis de la información se convertirá en una herramienta fundamental

A medida que las empresas de hoy en día se involucran en plataformas basadas en datos, más empresas dependerán del análisis de la información para proyectar las ventas y las tendencias que ayudarán a mejorar las estrategias o a identificar riesgos potenciales. Las empresas también pueden utilizar el análisis para determinar el rendimiento de los empleados y las relaciones con los clientes.

La visión del negocio nunca ha sido más transparente gracias al análisis de la información. Las compañías ahora pueden rastrear y monitorear sus operaciones en tiempo real, así como detectar problemas antes de que estos surjan.

Por ejemplo, en el pasado, una empresa que controlaba las entregas solía confiar en los trabajadores de su fábrica para cualquier aclaración sobre retrasos. Corregir este error a veces puede llevar semanas y mucho papeleo y documentación manual.

Con los datos recopilados de una herramienta digital de gestión de procesos, estos retrasos se pueden ver, rastrear y corregir fácilmente incluso antes de que el cliente presente una queja. Imagina cuánto puede ahorrar la empresa, tanto en tiempo como en dinero.

4.- La demanda de aplicaciones de software prefabricado

Mientras que las herramientas de gestión de procesos son cada vez más funcionales, los usuarios impulsarán a las empresas a utilizar aplicaciones de software prefabricado si quieren que su negocio se mantenga a la vanguardia. Las aplicaciones de software pre fabricado ofrecen una funcionalidad fácil de usar, permitiendo que incluso el empleado o cliente menos técnico entienda la plataforma.

En una investigación de Salesforce, al menos el 76 por ciento de los líderes y expertos de TI que valoran la codificación elaborada y compleja en el software coinciden en que las empresas deben adoptar la funcionalidad software previamente desarrollado ya que tiene más beneficios que inconvenientes.

Por ejemplo, las aplicaciones de software desarrollado no agotarán los recursos de TI, pero aun así harán que la adaptación tecnológica de la empresa sea más rápida. Las empresas que comenzaron a incorporar aplicaciones en los últimos dos años también reportaron mejores relaciones dentro de su organización.

5.- La inteligencia artificial está dando forma lentamente a la gestión de los procesos de negocio

La inteligencia artificial (IA) está todavía en sus primeras etapas, pero ya no es algo imposible. Hasta un 45 por ciento de los trabajos pueden automatizarse con IA o robots, según la firma de analistas McKinsey & Company.

Sin embargo, esto no quiere decir que la inteligencia artificial pueda reemplazar a los seres humanos y eliminar a las personas clave de sus puestos de trabajo; más bien, la presencia de los robots en el lugar de trabajo puede permitir a las empresas centrar sus recursos humanos en otras operaciones críticas que pueden llevar sus negocios al siguiente nivel.

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