¿Has experimentado defectos en tus procesos de trabajo? ¿Recuerdas lo frustrante que fue para ti, mucho más que para la persona o departamento que recibió tu mensaje? ¿Y por qué es que otros parecen tener su flujo de trabajo funcionando sin problemas, sólo con errores mínimos en el camino? La respuesta a estos problemas es una idea de proceso de negocio bastante nueva, que sigue y mejora a sus predecesores Six Sigma, el movimiento BPR y los sistemas ERP: se llama Business Process Management o BPM, que se introdujo en la industria sólo a principios de los años 2000.

 

Herramienta de gestión de procesos en pocas palabras

Lo que hace el BPM es proporcionar estructura a los procesos de trabajo a través de la combinación de planificación, automatización, implementación, regulación, análisis y refinamiento de las operaciones para el fortalecimiento de los objetivos del grupo. Esta idea abrió el camino para el desarrollo de herramientas de gestión de procesos que se pueden utilizar para monitorear el flujo de trabajo de manera eficiente, un ejemplo de lo cual puede identificar la estructura de la organización, establecer el mapa de procesos del grupo y permitir el monitoreo del flujo de trabajo a medida que se realizan las tareas. Por esta razón, un BPM te permite detectar defectos inminentes con la suficiente anticipación para tratar de prevenirlos; por lo tanto, la reducción de errores y defectos, pero lo más importante, la mejora de la calidad de tu servicio.

 

Cómo un BPM mejora la calidad de tu negocio

El objetivo principal de una herramienta de gestión de procesos es mejorar la calidad de los servicios y productos.  Las siguientes son las dimensiones por las cuales se logra la mejora de la calidad:

 

Una herramienta BPM identifica y establece procesos

Como dice el famoso proverbio chino: “Un viaje de mil millas comienza con un solo paso”. El primer paso de la gestión de procesos es identificar y establecer el proceso de negocio.

Esto te ayudaría a identificar y diseñar los procesos que tu negocio demanda, a la vez que determinas lo que tus clientes necesitan y requieren. Por ejemplo, si tu cliente demanda un producto más barato, es inútil orientar tu producción hacia materiales caros ya que los consumidores no los comprarían.

Una vez identificado el proceso, la herramienta te ayuda a diseñarlo y personalizarlo en función de tus objetivos, capacidades y recursos disponibles. Esta fase tiene la mayor importancia en la puesta en marcha de cualquier empresa. De hecho, una investigación de negocios de 2015 de Skyline University College muestra que tiene el mayor impacto para lograr un gran éxito en el eminente mercado de negocios.

 

El BPM permite detectar fácilmente problemas a través del Mapa de Procesos

Programar tu proceso es mucho mejor que confiar en que tu cerebro lo recordará todo. En la misma nota, codificarlo de una manera que su flujo de trabajo sea fácilmente estandarizado puede ayudar a trabajar más productivamente.

Las herramientas de gestión de procesos incluyen mapeo de procesos, que permiten diseminar visualmente los detalles vitales del proceso de su organización en una representación gráfica paso a paso, para que sea más fácil de entender en comparación con las largas instrucciones escritas.

La razón por la que es una forma eficaz de comunicarse es porque la visión, sobre todo los sentidos, es lo que utilizamos principalmente para interactuar con otras personas y con nuestro entorno. Se debe al hecho de que el 70% de los receptores sensoriales de todo nuestro cuerpo están en nuestros ojos. Por lo tanto, presentar el movimiento de su operación a través de un mapa de procesos será una manera fácil de identificar los pasos que causan los problemas de calidad, permitiéndole corregirlos o desarrollar el proceso en consecuencia.

 

El BPM permite trabajar eficientemente

Una de las ventajas de utilizar una herramienta de gestión de procesos es que te permite procesar la información más rápidamente. Los estudios demuestran que entendemos las instrucciones visuales en menos de 0,01 segundos desde el momento en que se nos presentan. Significa que cuando vemos nuestros procesos visualmente, nos permite ver los detalles rápidamente, permitiéndonos omitir pasos que consideramos irrelevantes o innecesarios.

Deshacernos de estos pasos extraños resulta en una forma mucho más eficiente de gestionar las operaciones, lo que a su vez nos permite centrarnos en aquellas fases que necesitan más atención.

 

Aumenta el control y la consistencia

Uno de los retos a los que se enfrentan las empresas es que cuanto más grande se vuelve la empresa, más difícil le resulta mantenerse al día o hacer un seguimiento del estado de cada departamento. Las herramientas de gestión de procesos otorgan la capacidad de monitorear el estado operativo de los departamentos con el uso del panel de control incorporado. Proporciona informes de progreso y estadísticas para que conozcas en qué tareas está trabajando cada grupo. A través de esta característica, se puede aumentar el control de los procesos y hacer que la producción alcance las métricas de forma consistente, produciendo así productos de calidad. También es posible utilizar los datos históricos para modificar o mejorar cualquier proceso del que se carezca.

 

Monitorea el flujo de calidad en cualquier momento y en cualquier lugar

En la actualidad, donde prácticamente todas las organizaciones asocian la tecnología en sus procesos operativos estándar, es una ventaja para poder acceder a los indicadores clave de desempeño de la organización en cualquier momento y lugar. Las estadísticas muestran lo competitivo que es el mercado de negocios hoy en día con la ayuda de la tecnología: más del 90% de las empresas se conectan a Internet para cumplir con su producción diaria.

 

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