La gestión de procesos de negocio (BPM por sus siglas en inglés) se refiere al proceso de hacer que una organización o negocio logre sus objetivos dentro de un mundo de negocios impredecible. Una herramienta BMP es un software que se puede utilizar para administrar  procesos, integrar otras funciones de la herramienta para reducir costos, aumentar los ingresos, promover las relaciones con los empleados y ganar clientes. Un BPMS (Business Process Management System) no es una panacea, sino una solución para potenciar a la gente y alcanzar los objetivos de tu negocio.

 

Las siguientes son solo algunas de las formas en que se pueden utilizar las herramientas de administración de procesos para beneficiar al negocio:

 

Utilizar el BPMS para automatizar tareas repetitivas

Utiliza las funciones del software para automatizar una o más de estas tareas: publicación en medios sociales, uso de plantillas de correo electrónico, programación de copias de seguridad del equipo, recopilación de medios, investigación de noticias, sincronización de medios sociales, subcontratación de tareas, gestión de citas, creación de facturas y presupuestos, envío de recordatorios de reuniones, respuesta a correos electrónicos y filtrado de candidatos. Gestiona el tiempo dejando que tus empleados se centren en las tareas más urgentes e importantes en lugar de en las repetitivas.

Hay que tener en cuenta que un BPMS no es un remedio para automatizar algunas o todas estas tareas, ya que un software de BPM todavía requiere controles de calidad y participación humana.

 

Monitoreo cada uno de los departamentos de la empresa

Una organización típica puede comprender estos departamentos: recursos humanos, compras, producción, control de calidad, investigación y desarrollo, finanzas, tecnología de la información y marketing. El monitoreo eficiente de todos y cada uno de estos departamentos puede ser una tarea dificil.  Con una aplicación de gestión de procesos, es fácil supervisar el flujo de trabajo, medir el rendimiento y asignar tareas dentro de cada uno de estos procesos.

 

Mide el proceso y los resultados

Utiliza las características analíticas de la aplicación, como cuadros, gráficos y estadísticas, para comprender mejor a tus clientes, ofrecer servicios personalizados, cuantificar los valores de la empresa, como la misión y los objetivos, tomar decisiones inteligentes, predecir el mercado y realizar innovaciones o cambios si es necesario.

 

Modela decisiones y procesos

Utiliza el diagrama de flujo para crear un proceso de trabajo organizado y fácil de entender para tu equipo.

 

Gestiona las diferentes clases de procesos empresariales

El BPM constituye estos tres tipos de procesos:

 

Primario

Este tipo proceso implica la planificación de productos y servicios o la creación de prototipos; la producción del producto y servicio; y la venta del producto.

 

Secundario

Este proceso no está directamente conectado con los clientes sino que apoya el proceso primario. Los ejemplos incluyen RRHH, TI, compras e instalaciones.

 

Terciario

Este proceso tampoco está directamente involucrado con los clientes, sino que monitorea los procesos primarios y secundarios.

 

Con un software de gestión de procesos, puedes manejar estos tres tipos de procesos separados con un solo tablero, carpeta, panel de control, a través de la creación de departamentos y la asignación de roles.

 

Integrar el BPMS con otras funciones de software

Usar diferentes aplicaciones de software para diferentes necesidades es genial, pero cuando la organización se vuelve más compleja y comienza a alcanzar cuellos de botella, pueden crear tareas adicionales que significan una carga de trabajo adicional para mantener actualizaciones, contraseñas de cuentas, capacitación del personal y costos de software.

 

En este sentido, una buena aplicación de gestión lograría integrar estas funciones y características de software separadas en el sistema.

 

Acceso en cualquier momento y/o dispositivo

Un BPMS en la nube significa que puedes acceder a tus archivos, funciones de análisis y otras funciones en cualquier momento y en cualquier lugar sin necesidad de mantener los dispositivos de almacenamiento o preocuparte por si los datos son pirateados o si el dispositivo sufre daños físicos. Un servicio de BPMS en la nube puede cuidar de tu sistema haciendo que las características estén disponibles en múltiples dispositivos. La sincronización automática también te permite ahorrar tiempo al utilizar varias plataformas o dispositivos.

 

Organiza procesos empresariales

Un proceso empresarial desorganizado, un software obsoleto, un almacenamiento de datos no seguro y el incumplimiento de las leyes estatales pueden arruinar tu negocio y aumentar tus costes operativos. Reduce estos costos utilizando un software BPMS para simplificar estos procesos.

 

Usa la aplicación móvil del BPMS

Con el aumento del uso de tabletas y teléfonos inteligentes, los procesos empresariales de su empresa también serán cada vez más móviles. En este sentido, puede utilizar la aplicación móvil del software para sincronizar datos entre los distintos dispositivos y acceder a los datos en la nube.

 

Gestiona la accesibilidad del sistema

La accesibilidad para campos, formularios y datos depende de varias situaciones. Por ejemplo, es posible que desees que un grupo específico acceda sólo a un conjunto específico de datos mientras se hacen accesibles todos los datos a otro grupo (equipo o departamento similar).

 

Guía a tus empleados

Mediante la definición del proceso de flujo de trabajo y el uso de un software centrado en el usuario, puedes dirigir a tus empleados para que realicen las tareas con calidad. Habilítalos con herramientas innovadoras y saca a relucir sus habilidades informáticas ocultas.

Simplifica el proceso

No todos los empleados son expertos en tecnología, lo que significa que necesitará un software basado en la nube y listo para usar. Lo que necesitas es una aplicación de software que no necesita ser configurada localmente, lo que significa que no hay necesidad de personal de soporte técnico adicional. Cuenta con una interfaz gráfica de usuario o panel de control fácil de usar, que permite a todos los miembros de la empresa utilizar fácilmente el sistema, lo que a su vez les permite entender fácilmente los procesos de la empresa.

 

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