Si los archivos de Excel, los informes analíticos y las carpetas están empezando a saturar tu escritorio, es posible que quieras tomar esto como una señal de que necesitas una herramienta de gestión de procesos de negocio (BPM). Sin embargo, con docenas de aplicaciones y herramientas de software accesibles y descargables, es bastante difícil elegir cuál de ellas te ayudará a optimizar tus procesos y procedimientos de negocio.

Aunque es bueno intentar experimentar con diversas aplicaciones, que Google o Appstore recomiendan encarecidamente, esta tarea puede ser tediosa, lenta y, a veces, costosa. Quedar atrapado con la herramienta equivocada significa tener que transferir todos los documentos e información ya almacenados de su aplicación actual a una nueva.
Aunque es muy probable que las aplicaciones de la misma categoría tengan el mismo propósito, varían ampliamente en cuanto a costos, diseño, características de personalización y atributos. Todos estos factores determinan la facilidad de uso de la interfaz de una aplicación y determinan si la aplicación es técnicamente compatible con la gestión de una empresa y sus procesos de toma de decisiones.

Los siguientes pasos pueden ayudarte a darte cuenta de lo que necesitas en una herramienta de software BPM.

Tómate tu tiempo para determinar, redactar y diseñar tus procesos de trabajo actuales o deseados.

Tanto si acabas de crear una organización como si ya tienes una reconocida, la redacción de tu flujo de trabajo te ayuda a visualizar claramente lo que sabes o necesitas saber sobre el sector. Esto también ayuda a establecer las áreas de preocupación y aquellas que necesitan ser mejoradas. Conocer no sólo las áreas críticas de éxito sino también los cuellos de botella en el proceso te ayudarán enormemente a mejorar el flujo de trabajo actual. Esto también asegura determinar si los objetivos de la organización a corto y largo plazo están en su lugar. La relevancia de una herramienta de BPM depende en gran medida de la naturaleza y necesidades de la organización.

Determinar el nivel de conocimientos y habilidades de TI de su equipo

Seguramente tiene ventaja si tú o tus colaboradores tienen un amplio conjunto de habilidades y conocimientos de TI. Sin embargo, si ninguno de ellos lo hace, entonces dedica tiempo a entrenar y educar a tu equipo con las bases y complejidades de las diferentes aplicaciones y herramientas de software. Es crucial que la herramienta que se elija complemente las habilidades de todo el equipo. Una herramienta simplificada debería bastar para la creación de empresas y para aquellos que sólo tienen un puñado de proyectos y miembros.

Familiarizar a los miembros de la empresa con las características y atributos principales de diversas herramientas de software

Para maximizar el uso de una herramienta de software, es necesario familiarizarse con la forma en que las características de la herramienta funcionan, cómo pueden ser beneficiosas para la administración y cómo navegar a través de ellas. Si la herramienta es demasiado compleja de usar o tiene demasiadas características, lo más probable es que no necesite la mayoría de ellas. Analiza este paso con las siguientes consideraciones:

  • ¿Es la herramienta lo suficientemente flexible para adaptarse al crecimiento? Para evitar cambiar de aplicación con frecuencia, elige un software que se adapte a tus necesidades futuras.
  • ¿El beneficio de usar el software es mayor que sus costos? Si inviertes demasiado tiempo navegando a través de tu software, probablemente estés usando el equivocado.
  • ¿Tu negocio requiere una interacción frecuente interna y externa? El software que elijas debe permitir que varias partes interactúen entre sí sin el riesgo de que se produzca un mal funcionamiento o un fallo; de lo contrario, la solución de problemas podría ocurrir con frecuencia.
  • ¿Ofrece la herramienta funciones de personalización? Personalizar tu software puede no ser una prioridad al principio, pero a medida que expandes tu negocio, esta característica puede ser útil.

Determinar los beneficios de la automatización para la toma de decisiones

Es esencial contar con un informe de progreso. Conocer los logros de cada proyecto y el tiempo que toma alcanzar estos logros ayuda a la gerencia a planificar de manera más eficiente y efectiva. La automatización ayuda a documentar y a proporcionar estos datos más rápidamente. La capacidad de un software para generar instantáneamente informes de trabajo en curso y hacer que estos informes de estado se puedan ver en cualquier momento es una consideración importante a la hora de elegir las herramientas.

Además, una base de datos segura para una organización en crecimiento es crucial. Si dependes de los archivos pdf y de varios archivos, corres el riesgo de perder tus datos.

Navegar a través de aplicaciones y herramientas

Los desarrolladores siempre intentan crear aplicaciones que sean fáciles de usar para cualquier tipo de usuario. Además de leer reseñas y confiar en estudios de casos e investigaciones de analistas de la industria, sigue siendo crucial para ti la posibilidad de navegar a través de las aplicaciones antes de comprar una. El diseño de una aplicación puede ser engañoso. Para comprobar la precisión de la capacidad de respuesta de un software, se pueden utilizar varios documentos de muestra e información. El almacenamiento de varios documentos a veces reduce enormemente la capacidad de respuesta de una aplicación. Tal vez quieras evitar esto.

Aparte de esto, también hay que comprobar lo rápido que se puede recuperar la información que necesitas, y lo rápido que se pueden obtener actualizaciones y notificaciones. Comprueba si la aplicación tiene una versión de prueba, para que puedas probarla antes de comprarla.

La herramienta sugerida para cualquier tipo de negocio

Con estas consideraciones en mente, obtener una herramienta de software sería muy práctico. Hay varias herramientas de gestión de procesos que son gratuitas y están disponibles en línea. Uno de los más efectivos para ayudarte a optimizar tus iniciativas de gestión de procesos está disponible en proceso.pro. ¡Compruébalo ahora!