El gran Peter F. Drucker dijo una vez: “No hay nada tan inútil, como hacer con gran eficiencia, algo que no debería hacerse en absoluto”. En el entorno empresarial de hoy en día, es fácil para todos, desde los propietarios de empresas y la alta dirección hasta sus empleados, sentirse abrumados por el mar de información. Cuando una empresa implementa demasiados procesos, tiende a perder el enfoque y se ahoga en trabajos complejos sin ver ningún beneficio.

Entendiendo la Complejidad del Negocio

El mejor camino para evitar que tu personal se ahogue en el tipo de trabajo equivocado es optimizar tus procesos de negocio. Según los gurús de la gestión, un proceso de negocio es un conjunto de actividades secuenciales y estructuradas, que producen un producto o servicio específico que es valioso para el cliente.

En resumen, puedes pensar en el proceso de negocio como una guía para lograr los objetivos de tu empresa. Sin embargo, no es prudente imaginar que los procesos de tu negocio son una especie de escalera para alcanzar tus objetivos. Después de todo, el objetivo no es proporcionar valor al cliente sólo una vez, sino varias veces contra competidores fuertes. Por lo tanto, los procesos de tu negocio deben mostrar un flujo continuo de mejora para que tu empresa tenga éxito.

Sin embargo, establecer un proceso de negocio estándar es más fácil de decir que de hacer. Es aún más difícil optimizarlo en el mercado actual, ya que la complejidad del negocio ha aumentado lentamente entre las empresas.

La complejidad ha surgido como el mayor desafío para los gerentes corporativos, específicamente debido a la globalización, la proliferación de productos y la paradoja del bajo crecimiento en mercados altos (o el alto crecimiento en mercados bajos o sin mercado). Todo esto ha surgido porque los antiguos modelos de negocio no han tenido en cuenta las posibles causas de la complejidad. Peor aún, la única manera de saber que el negocio se ha visto afectado es cuando se ven los beneficios cada vez menores al final del trimestre de ventas.

Esto significa que identificar los indicadores de complejidad en los procesos de negocio es imperativo para asegurar la supervivencia de la empresa. La única manera de hacerlo es establecer una estrategia de gestión de procesos de negocio que ayude a capturar y supervisar estos problemas que causan complejidad incluso antes de que tengan la oportunidad de afectar negativamente a las ganancias.

 

Aceptar el reto: El arte de la gestión de procesos de negocio

Independientemente del sector, todas las organizaciones se enfrentan a problemas similares en su flujo de procesos operativos.  Entre ellos se encuentran la falta de visibilidad de los procesos de gestión, la redundancia del trabajo y los problemas de integración. Estos problemas deben ser identificados y resueltos de inmediato; de lo contrario, eventualmente se verá que falta una parte de los resultados finales.

En términos generales, un proceso de negocio estandarizado tiene la capacidad de identificar qué tareas son necesarias para el crecimiento de la empresa, agilizar su eficiencia y optimizar sus procedimientos y recursos.

El primer paso para crear un buen proceso de negocio es tener un conjunto de objetivos bien definidos. ¿Cuál es el objetivo de tu empresa? ¿Cómo visualizas tu compañía, digamos dentro de diez años? ¿Cuál fue la razón principal para estar en esa industria en particular? Los objetivos ayudan a crear tu camino estratégico hacia el éxito. Al definir los objetivos, se elimina el riesgo de planificar actividades que realmente no añaden valor a la empresa.

El segundo paso es definir las acciones individuales, el equipo y la mano de obra necesarios para lograr los objetivos. Esto significa una revisión completa de los procesos de trabajo para eliminar la redundancia e identificar los vacíos o problemas que están causando que los procesos se ralenticen, y hacer los ajustes necesarios para corregirlos.

Después de que estos pasos son tomados, es sólo cuestión de implementarlos y monitorearlos para ver cómo impactarán a la compañía. El objetivo de la gestión de procesos empresariales no es microgestionar, sino dividir los procesos en tareas realizables y medibles para supervisar el crecimiento de una compañía. En otras palabras, si no se puede medir, no se puede manejar; si no se puede medir, entonces no se puede hacer.

¿Buscas una solución para los problemas de los procesos de tu negocio?

Estandarizar y mejorar un proceso de negocio es una tarea compleja y desalentadora. Esto es especialmente cierto cuando la empresa está tratando con demasiadas variaciones (es decir, baja rotación de inventario, SKUs altos, etc.). Lo mejor que puedes hacer es usar una aplicación como Proceso.Pro para ayudarte a enfrentar los múltiples retos de la gestión de procesos.

Proceso.Pro te brinda las herramientas adecuadas para obtener mayor control y consistencia en tu empresa. Puede ayudarte a obtener información valiosa sobre tus operaciones. Ofrece una forma fácil de documentar y hacer un seguimiento de todos los procesos. También puede proporcionar a tus empleados una guía paso a paso de sus tareas específicas y reforzar esos procesos a través de imágenes y multimedia.

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