El conocimiento profundo de los procesos y procedimientos operativos de la organización ayuda a lograr de manera eficaz y eficiente sus objetivos a corto y largo plazo. Para ello, las organizaciones pueden elegir cualquier método para documentar sus procesos, ya sea en forma impresa o electrónica. Como alternativa, las organizaciones pueden utilizar herramientas y aplicaciones dedicadas a la gestión y documentación de procesos.

¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos implica la redacción, revisión, registro y comunicación de los diversos procesos de trabajo empleados dentro de una organización. Implica registrar los detalles y descripciones de cada paso necesario para llevar a cabo un procedimiento o un conjunto de tareas. Esto también puede implicar procedimientos singulares o múltiples.
Los procesos suelen estar interrelacionados entre sí y son esenciales para producir el resultado final y deseado. Cada departamento tiene su propio conjunto de manuales de operaciones, directrices, reglas, políticas y procedimientos únicos, todos ellos indispensables para el éxito de toda la organización y el logro de sus objetivos. No es una tarea sencilla y prescindible y no debe darse por sentada. En este sentido, el uso de la herramienta equivocada puede hacer que el trabajo sea aún más tedioso.

¿Por qué es necesaria la documentación de procesos?

Las directrices y los procedimientos operativos estándar deben estar registrados para facilitar a los miembros de la organización el acceso y la comprensión de todas las operaciones y tareas realizadas dentro de la empresa. Un conjunto de procedimientos bien escritos y comprensibles debe permitir a los empleados realizar una tarea simplemente siguiendo los manuales y las directrices escritas. Para que los procesos sean claros y comprensibles, debe haber un equilibrio entre la claridad y la comprensión. También deben ser redactadas por personas con un conocimiento profundo y experto en dichos procesos.
La siguiente lista explica a grandes rasgos las razones por las que es necesario documentar los procesos de trabajo:

Facilita la formación y el seguimiento

Todos los nuevos miembros de la empresa u organización tienen mucho que aprender. En este sentido, los manuales ayudan a educarlos y orientarlos sobre los antecedentes de la empresa, los negocios, las operaciones y las diversas tareas que deben realizar. La organización no puede confiar en que el personal clave y los empleados experimentados estén siempre disponibles para capacitar a los nuevos y recordar todo lo que deben comunicar.

Es posible que te sientas tentado a pensar que siempre estarás ahí para entrenar a tus nuevos empleados; por lo tanto, no hay necesidad de documentar los procesos. Sin embargo, orientar personalmente a los nuevos empleados sobre todo lo relacionado con la empresa puede llevar mucho tiempo. En lugar de ser capaz de trabajar en las cosas más importantes, constantemente dedicarás tiempo a describir la estructura organizativa, explicar los roles asignados y demostrar cómo se realizan las tareas cada vez que hay nuevos empleados.

Por el contrario, tener los procesos documentados permite monitorear remotamente a los nuevos empleados, lo cual es más eficiente. Asimismo, capacita al empleado para que aprenda de manera independiente.

Promueve la consistencia y mejora el flujo de trabajo

Para lograr los resultados deseados de manera uniforme y dentro de un plazo determinado, es importante normalizar los medios y métodos de ejecución de las tareas. En la medida de lo posible, los departamentos deben evitar cualquier tipo de desviación del proceso de trabajo, ya que ello dará lugar a resultados incoherentes. La documentación de los procesos garantiza que se eviten errores y que las distintas tareas se realicen de forma eficiente a través de los flujos de trabajo adecuados. En este sentido, la organización debe proporcionar a sus empleados una lista de verificación o directriz para asegurar el cumplimiento de los procedimientos estándar de la organización.

Percepción

La comprensión se obtiene sólo después de la implementación del proceso, una vez que los resultados están disponibles, o cuando un proyecto ha sido completado. Aunque la gestión de procesos depende en gran medida de la prerrogativa de la dirección, la retroalimentación tanto de los clientes como del personal ayuda en gran medida a mejorar el proceso de trabajo actual. La documentación de estos procesos facilita la determinación de dónde se produjeron los cuellos de botella y qué áreas pueden mejorarse, lo que permite a la organización mejorar en futuros proyectos y evitar cometer los mismos errores.

Seguimiento y análisis

El seguimiento de los procesos de la empresa permite al equipo directivo analizar los cambios en los procesos cuando surge la necesidad de los mismos. Esto permite comprender el conocimiento utilizado para diseñar las mejores prácticas empleadas y si estas prácticas promueven la eficiencia y conducen a los resultados deseados y si siguen siendo eficaces.

Conclusión

La documentación y gestión de los procesos de trabajo es importante para garantizar la eficiencia y el éxito de las operaciones. Sin embargo, puede ser una tarea tediosa y sólo puede volverse más complicada a medida que la organización crece. En este sentido, disponer de una aplicación que te ayude a gestionar tus diferentes procesos de trabajo y a la que puedas acceder cómodamente en cualquiera de tus dispositivos será muy práctico. Hay muchas aplicaciones de gestión de procesos que se pueden comprar a un precio bajo, pero si quieres probar una gratis, ¡visita proceso.pro hoy mismo!