Un Sistema de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS por sus siglas en inglés) se refiere a la agrupación de procesos, habilidades, guías, métodos y software para agilizar, mejorar y optimizar el funcionamiento de un negocio de principio a fin. El BPM opera en un flujo de ciclo circular – – Identificar, Modelar, Ejecutar, Monitorear, Analizar y Optimizar.
Comparte algunas definiciones que coinciden con la gestión de tareas, pero un BPMS se centra en procesos predecibles y repetitivos más que en proyectos puntuales. Debido a la evolución de los mercados, el aumento de los costos y la complejidad de la gestión de una empresa, es cada vez más importante contar con un BPMS.
Las siguientes son sólo algunas de las razones por las que deberías implementar un BPMS en tu empresa:
Permite el acceso a la información a través de la nube
La nube se refiere al acceso universal de datos en los lugares donde Internet está disponible. Es posible utilizar un BPMS para supervisar el funcionamiento de la empresa, automatizar las tareas, reducir los costos de los dispositivos de almacenamiento, mejorar la seguridad y aumentar la colaboración. Un BPMS integra varias funciones, como almacenamiento y edición de documentos, en sus características.
Automatiza tareas repetitivas
Con un BPMS, se pueden automatizar tareas repetitivas como la facturación, la introducción de información de contacto, la subcontratación de tareas menores, reserva de reuniones, recopilación de medios, realización de hojas de tiempo, solicitud de gastos acumulados, elaboración de informes, creación de plantillas de correo electrónico, respuesta a los clientes y la publicación en las redes sociales. Liberarse de estas tareas repetitivas puede aumentar tu tiempo personal y familiar y permitirte concentrarte en las tareas más urgentes e importantes.
Asegura la consistencia en la realización de la tarea.
Mantener la consistencia en la forma en que se completan las tareas mantiene al negocio optimizado. También permite identificar los problemas que ocurren y predecir los resultados. Un BPMS puede ayudarte a organizar tus procesos de trabajo y repetir los aspectos exitosos en cada tarea completada.
Mejora la satisfacción del cliente
Un BPMS asegura que la finalización de un servicio o producto se lleve a cabo sin problemas y que el resultado sea el deseado o planificado. Esto permite una mayor participación del cliente y el cambio de planes, diseños y propuestas. Por ejemplo, una empresa de diseño web que utiliza un software de gestión de procesos puede rectificar rápidamente cualquier solicitud de cambio del cliente.
Facilita la transferencia de conocimientos y habilidades
Los cambios en la fuerza laboral son inevitables – los miembros del personal renuncian, se jubilan o se mudan – creando la necesidad de compartir el conocimiento y las habilidades del personal. Un sistema de gestión de procesos resuelve estos problemas manteniendo una documentación de los flujos de trabajo y de los conocimientos y herramientas de la empresa, de modo que puedan ponerse a disposición de los nuevos y futuros empleados.
Mantiene contentos a los empleados
Un negocio exitoso depende de un personal capacitado. El uso de un BPM mejoraría las habilidades del personal, lo que resultaría en mejores productos y servicios y menores tasas de deserción de empleados.
Conduce a un aumento de la productividad
Puedes ahorrar tiempo y dinero al asegurar que el personal se concentre en tareas urgentes e importantes, al utilizar los recursos adecuados (herramientas, habilidades, dinero) y al evitar errores costosos. En un estudio de arquitectura, por ejemplo, un equipo utilizaría una herramienta gráfica como Visio para documentar o visualizar el proceso de flujo de trabajo desde la fase de planificación hasta el diseño final. Esto les permite analizar el proceso y determinar formas de mejorarlo.
Permite aumentar la seguridad
Cuanto más complejo se vuelve el proceso de flujo de trabajo, mayor es la necesidad de seguridad sofisticada. La información confidencial incluye registros de recursos humanos, contraseñas, planes, recetas, sitios, conversaciones y números de tarjetas de crédito, que son vulnerables a la piratería informática o a trabajos internos. Un software BPM reduce estos riesgos organizando y manteniendo sus datos seguros.
Mejora la agilidad del negocio
Un futuro impredecible puede condenar un negocio no innovador. Los avances tecnológicos, como las formas más rápidas de Wi-Fi, los drones, los hologramas, las cripto monedas y la realidad virtual, pueden crear nuevos desafíos de oferta y demanda para productos y servicios de larga duración. En este sentido, un BPM puede ayudar a las empresas a crear procesos fáciles de cambiar, promoviendo así una cultura innovadora.
Permite la medición y el análisis de datos
Con un BPM, conseguirás una mejor comprensión de los recursos de tu negocio, como el dinero, el tiempo, la cantidad de personal y las herramientas. Se puede utilizar una aplicación BPMS para generar gráficos y diagramas para entender cómo estos recursos afectan el flujo de trabajo de la empresa, lo que a su vez hace posible tomar las decisiones correctas.
Permite mantener suficiente capital
Un capital inadecuado puede hacer que una pequeña empresa fracase. Incluso si tiene buenas ventas, si las está gastando todas en sus gastos generales, entonces no habrá ganancias. Mediante un BPMS es posible controlar la contabilidad interna para mantener un capital adecuado.
Reduce los riesgos empresariales
La administración de un negocio constituye riesgos: incumplimiento de plazos, incumplimiento de las leyes gubernamentales, problemas de seguridad como el robo y capital inadecuado para cubrir los costos operativos. El uso de un BPM permite verificar, mitigar y reducir estos riesgos, ya que garantiza el cumplimiento de los diferentes procesos, procedimientos y regulaciones que intervienen en el negocio.
Ayuda a simplificar los procesos empresariales
La burocracia y los cuellos de botella son algunos de los problemas de una organización. La burocracia se refiere al proceso demasiado complejo que puede retrasar una acción o impedir el logro de un objetivo. Por otro lado, los cuellos de botella se deben a las pesadas cargas de trabajo que son demasiado para que un equipo de producción pueda manejar. Un BPM puede reducir estos problemas organizando y optimizando el flujo de trabajo a medida que se va creando.
Promueve la transparencia
Si manejas un negocio, necesitarás cumplir con las leyes estatales, laborales, comerciales y tributarias. Mediante un BPMS, es posible garantizar el cumplimiento y evitar multas, así como también guardar los historiales de ventas, los registros de seguros de recursos humanos y del personal, y evitar perderlos.
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