La gestión de proyectos es una parte importante de cualquier modelo de negocio que influye en la productividad de los empleados y en el manejo de los recursos.  Finalmente determina el éxito de un proyecto.  Es un proceso complejo y largo en el que vale la pena involucrarse. El no hacerlo puede resultar en el desperdicio de recursos y, en última instancia, en la caída de una empresa.

Sólo en los Estados Unidos se desperdiciaron 1.000 millones de dólares en 2016 debido a los malos resultados de los proyectos y a la falta de una gestión adecuada. Mientras tanto, las organizaciones que implementan un sistema de gestión son 2.5 veces más exitosas que las que no lo hacen. ¿Por qué? Esto se debe a que una buena gestión puede ayudar a generar una fuerza laboral que logre más por menos energía y recursos.

Asimismo, es una ventaja competitiva en esta era moderna que exige un flujo de trabajo más dinámico y rápido. Métodos tradicionales como hojas de cálculo Excel, notas adhesivas y pizarras anticuadas ya no son suficientes para estar al tanto de sus proyectos. Necesitas un sistema de gestión visual.

¿Qué es un sistema de gestión visual?

Se trata de un software que permite realizar un seguimiento del progreso de los empleados, gestionar equipos, distribuir información y reducir el desperdicio de recursos. Dependiendo de la demanda o preferencia del usuario, los tableros de gestión visual pueden aparecer como listas de tareas o en formas gráficas.

¿Cómo puede el sistema de gestión visual mejorar la gestión de proyectos?

Simplifica el complejo

Los tableros de administración visual te permiten asignar tareas a cada miembro del equipo, distribuir documentos, programar plazos y más. Elimina las pequeñas tareas que consumen mucho tiempo, como la creación de múltiples hojas de cálculo para asignaciones individuales.

Tener imágenes también ayuda porque con sólo un vistazo, puedes inmediatamente señalar las tareas prioritarias y averiguar la persona adecuada para el trabajo.

Las reuniones se vuelven menos frecuentes y más eficientes

Más del 15% del tiempo colectivo de una organización se dedica a reuniones. Sin embargo, la mayoría de los ejecutivos creen que no tienen éxito porque esto saca a los empleados de sus escritorios, lo que los hace improductivos. Los empleados también son propensos a realizar varias tareas a la vez y a desconectarse durante reuniones grandes, lo que hace que dichas reuniones no tengan éxito.

Un sistema de gestión visual reduce la necesidad del trabajo, ya que permite a los gerentes delegar tareas sin tener que organizar una reunión física. De este modo, los empleados pueden disponer de más tiempo para centrarse en su trabajo real.

Los documentos se pueden acceder y actualizar fácilmente

No tendrás que seguir repitiendo una y otra vez la misma información para transmitirla a todo un equipo. Una pizarra visual lo hace por ti. Sólo basta con subir un documento y cualquier persona con acceso a la plataforma puede obtenerlo. Incluso se puede editar la información en tiempo real y enviar alertas a los miembros del equipo.

El seguimiento del progreso se hace más fácil

El software de gestión visual tiene una variedad de características que hacen que el seguimiento del progreso del proyecto sea mucho más fácil. Se pueden sincronizar calendarios para alertar a todo el personal sobre reuniones y plazos, enviar recordatorios por correo electrónico, indicar el porcentaje de finalización del proyecto e incluso mostrar varios proyectos simultáneamente.

Esto ayuda a priorizar las tareas y a determinar qué áreas necesitan mejoras. A diferencia de las herramientas de gestión tradicionales, como las pizarras y las hojas de cálculo, todo el mundo puede acceder a las pizarras visuales para ver cuánto trabajo se ha completado y cuánto queda por hacer.

Fomenta la colaboración en equipo

Al tener un sistema de gestión visual visible para todo el equipo, cada miembro es consciente no sólo de las tareas que se le asignan, sino también de las que se le asignan a los demás. Esto fomenta la transparencia, la rendición de cuentas y la colaboración entre los miembros del equipo.

Si tienen alguna pregunta o preocupación, pueden mirar a la junta e identificar inmediatamente a la persona adecuada con quien hablar. No tendrán que perder el tiempo preguntando ciegamente por ahí y esperando que la primera persona que vean tenga las respuestas.

Mantiene a los miembros productivos y motivados

La implementación de tableros de gestión visual ayuda a mantener a los miembros productivos y motivados. Les informa de sus tareas una vez que se ha creado un proyecto para que puedan llegar a la oficina y empezar a trabajar inmediatamente. No hay necesidad de esperar a que los jefes de proyecto convoquen una reunión.

Como cada miembro puede ver el progreso de los proyectos, las tareas realizadas pueden levantar la moral del equipo. Incluso puede crear una competencia amistosa, lo que podría llevarlos a trabajar más duro y a completar los proyectos más rápidamente.

Funciona para todo tipo y tamaño de equipos

Ya sea que tengas un modelo de negocio tradicional o en línea, un equipo grande o pequeño, un sistema de administración visual es un método eficiente y conveniente para administrar a los empleados. Es fácil de usar, rentable y accesible a través de diferentes medios (computadoras de escritorio, laptops, tabletas o teléfonos inteligentes). Todo el mundo puede estar en la misma página cuando y donde quiera que se encuentre.

Conclusión

Tener una gestión visual puede hacer que sea más fácil para todos los involucrados. Las empresas pueden ahorrar recursos. Los jefes de proyecto pueden controlar mejor el progreso del equipo y de cada miembro. Los trabajadores pueden estar mejor informados y ser más eficientes en sus tareas. Hay tantos beneficios en comparación con los métodos de gestión tradicionales.

Los sistemas de gestión visual son fáciles de administrar y es posible empezar a implementar uno con tu equipo ahora. Para obtener una herramienta de administración visual fácil de usar que te ayude a lograr un mejor flujo de trabajo, visita Proceso.pro y pruébala gratis.