Incluso los empresarios confunden con frecuencia la gestión de proyectos con la gestión de operaciones.  Después de todo, ambos son planificados, ejecutados y controlados por personas con recursos limitados. Aunque algunos podrían estar tentados a usar estos términos indistintamente, sería prudente aprender qué es lo que separa exactamente estas dos funciones igualmente importantes.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Para entender realmente la definición de gestión de proyectos, primero hay que definir qué es un proyecto. Según el diccionario de negocios, un proyecto es un conjunto de tareas interconectadas que se ejecutan durante un período fijo y dentro de un presupuesto específico. En resumen, un proyecto se considera único y temporal y puede ser realizado por un grupo de personas que normalmente no trabajan juntas (es decir, interdepartamental).

 

Por lo tanto, la gestión de proyectos es la aplicación de habilidades, conocimientos, técnicas y herramientas para satisfacer los requisitos del proyecto. Por esta razón, la gestión de proyectos se centra principalmente en el alcance, el tiempo, la calidad, el coste, la integración, las compras, los recursos humanos, la gestión de riesgos, las comunicaciones y las partes interesadas.

 

Una vez alcanzado el objetivo del proyecto, el equipo del proyecto se disolvería y sus miembros volverían a sus tareas normales.

 

¿Qué es la gestión de operaciones?

La dirección de operaciones se ocupa más bien de las actividades cotidianas de una empresa u organización. Se define como la administración de las buenas prácticas empresariales mediante la conversión de las materias primas para que produzcan el mayor nivel de bienes y servicios de manera eficiente y maximicen los beneficios de la empresa.

 

El objetivo de la gestión de operaciones es asegurar que las operaciones comerciales utilicen la menor cantidad de recursos necesarios para cumplir (o superar) los requisitos y expectativas de los clientes. A diferencia de la gestión de proyectos, los resultados de la gestión de operaciones son repetitivos y simplemente adoptarían un nuevo conjunto de objetivos (es decir, un mayor margen de beneficio) una vez que se alcancen los objetivos anteriores.

 

¿Por qué la gente se confunde con estos términos?

La gestión de proyectos y la gestión de operaciones son dos caras de la misma moneda. Ambos requieren una intensa planificación y organización de los recursos de la empresa para lograr una meta. Como tales, estas dos funciones a menudo se cruzan entre sí, especialmente durante el desarrollo de nuevos productos o servicios, la actualización de un producto, la maximización de la producción de un producto o la eliminación gradual de un producto.  Estas dos funciones también se cruzan cuando la organización se propone mejorar sus operaciones.

Piénsalo de esta manera: la gestión de proyectos siempre será parte de la gestión de operaciones, pero nunca al revés.

 

Diferencias clave entre los gerentes de proyecto y los gerentes de operaciones

Como se mencionó anteriormente, tanto la gestión de proyectos como la gestión de operaciones utilizan una gran cantidad de planificación cuando se trata de recursos. Los gerentes de operaciones son responsables de la contratación y gestión del personal. También son responsables de asignar empleados capaces para formar parte de un proyecto. Si bien pueden supervisar un proyecto, no necesariamente se concentran en él.

A diferencia de los gerentes de proyecto, cuyo único propósito es supervisar y reportar situaciones que puedan afectar la finalización exitosa de un proyecto dentro del marco de tiempo establecido, los gerentes de operaciones están más preocupados por asegurar que toda la organización esté funcionando eficientemente.

Además, un gerente de operaciones tiene más responsabilidad cuando se trata de administrar el presupuesto de la organización. Esto significa crear un presupuesto que incluya los salarios de los empleados, los gastos generales y otros gastos de la empresa. Por otra parte, un gestor de proyecto sólo se ocupa del presupuesto asignado a su proyecto asignado y de los ingresos que ese proyecto pueda generar.

Aunque existen diferencias clave entre los dos roles, ninguno de ellos puede tener éxito en los negocios si no trabajan juntos. Los gerentes de proyecto fallarán si no obtienen los recursos y el apoyo necesarios del gerente de operaciones. De manera similar, un gerente de operaciones necesita un gerente de proyecto para asegurar la calidad del proyecto y garantizar el beneficio proyectado necesario para mantener la empresa en funcionamiento.

 

Herramientas necesarias para la gestión de una empresa

Si eres un gerente de proyectos o un gerente de operaciones, necesitarás mucha ayuda para llevar un registro de todo lo que sucede en tu área. La manera más rápida de hacerlo es documentar todos los procesos y procedimientos operativos de tu empresa. La documentación también ayuda a definir claramente las funciones del director de operaciones y del director de proyecto (así como del personal). Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo, ya que la documentación adecuada requiere mucha mano de obra, habilidad y tiempo.

 

Afortunadamente, hay muchas herramientas y servicios que puedes aprovechar para ayudarte a tener más control y lograr consistencia dentro de tu organización. También hay herramientas en línea disponibles para ayudarte a capturar y monitorear rápidamente los procesos y procedimientos de tu organización, con el objetivo de mejorar su calidad.

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